Teman saya, seorang General Manager di sebuah bisnis kuliner sedang memimpin timnya untuk melakukan proses perbaikan sistem. Mereka baru saja memiliki SOP yang tertulis dan terstruktur, dan saat ini sedang dalam tahap implementasi. Artinya, ada perubahan yang cukup signifikan dalam banyak area kerja.
Nah, salah satu tantangan yang dirasakan oleh sang GM adalah, ia merasa tim-nya justru menjadikan proses perubahan ini sebagai alasan untuk beberapa kesalahan yang menurutnya fatal.
“Oh, saya kira kita sudah pakai sistem baru Pak. Di SOP saya baca tidak ada proses saya harus memisahkan bahan baku sesuai ukuran”.
Begitu kira-kira kalimat timnya.
Padahal yang tertulis di SOP adalah “Memeriksa kualitas bahan” dan “Mengkategorikan bahan sesuai kriteria standar”. Ditulis secara umum agar dalam pelaksanaan di lapangan bisa fleksibel.
Teman saya yang GM agak kesal. Menurutnya, masak sih hal seperti itu tidak bisa dianalisa oleh timnya. Padahal yang bersangkutan sudah level supervisor.
—
Tidak dapat dihindari, ada begitu banyak tantangan pada setiap proses perubahan. Sebagai leader, Anda tentu berharap setiap orang di dalam tim memahami proses perubahan secara utuh, tidak kehilangan daya analisanya, dan mampu menangkap esensi dari perubahan tersebut, dan bertindak berdasarkan itu
Berikut adalah beberapa hal yang dapat Anda lakukan agar proses perubahan bagi tim Anda bisa berjalan lancar.
1. Meyakini perubahan sebagai hal yang tepat untuk organisasi.
Sebagai leader, Anda perlu yakin bahwa yang sedang diimplementasikan adalah yang terbaik bagi organisasi. Anda perlu memahami risiko yang ditanggung organisasi jika perubahan tidak dilakukan. Anda perlu meyakinkan bahwa biaya (materi maupun non materi) apabila organisasi tidak berubah sekarang akan lebih besar dibanding apabila perubahan itu dilakukan saat ini juga.
Keyakinan ini penting sebab perubahan bukanlah proses mudah. Ada banyak tantangan di depan. Jika Anda memiliki keyakinan yang kuat, Anda tidak mudah goyah untuk menarik kembali perubahan yang sedang terjadi hanya karena satu atau dua tantangan.
2. Mempersiapkan Agent of Change.
Perubahan akan relatif lebih mudah dan lebih lancar jika didukung oleh manajemen tertinggi. Jika Anda adalah leader tertinggi di organisasi, dan perubahan ini adalah inisiatif Anda, maka satu PR telah selesai.
Tetapi sehebat apa pun kepemimpinan Anda, Anda tetap butuh orang lain untuk membantu menjalankan dan mengawal perubahan yang sedang terjadi. Untuk itu, pilih orang-orang yang berpotensi dan memiliki pengaruh besar di dalam organisasi Anda. Jadikan mereka agent of change untuk mendukung dan membantu menjelaskan perubahan ini kepada seluruh tim di dalam organisasi.
Kalau perlu, tetapkan orang-orang ini menjadi kelompok kerja, task force untuk mengusung perubahan tersebut. Selain mendapatkan kepercayaan mereka, mereka pun akan merasa menjadi bagian dari perubahan yang sedang terjadi.
3. Sosialisasi, sosialisasi, sosialisasi.
Pastikan tim memahami apa goal besar dari perubahan yang sedang terjadi. Sampaikan apa keuntungan bagi setiap orang dan setiap unit jika hal baru yang diimplementasikan berjalan lancar bagi semua orang.
Jangan bosan melakukan dan mengulangi proses sosialisasi jika memang dibutuhkan. Jadilah kreatif dalam mencari cara untuk menyederhanakan proses sosialisasi agar mudah dipahami oleh seluruh tim Anda, dari level paling atas sampai level paling bawah.
4. Membangun tanggung jawab seluruh tim
Menurut GM teman saya yang curhat tadi, apa yang dikatakan timnya adalah dalih pembenaran untuk kelalaian yang dilakukannya. Dalih untuk lepas dari tanggung jawab.
Sebagai leader, tugas Anda adalah merekrut dan membangun tim yang memiliki rasa tanggung jawab di dalam setiap tugasnya. Bukan hanya penting saat terjadi perubahan, tanggung jawab individu juga penting untuk membangun proses operasional bisnis yang berkelanjutan.
5. Siap “kehilangan”
Sebagai leader atau business owner, Anda harus memahami bahwa tidak semua orang di dalam tim Anda akan fit dengan perubahan. Akan ada pihak-pihak yang merasa tidak nyaman dengan apa yang sedang terjadi. Jika Anda tegas dengan perubahan tersebut, secara natural, orang-orang ini biasanya akan tersingkir dengan sendirinya. Anda harus siap kehilangan mereka, dan siap mencari penggantinya.
Perubahan tidak terhindarkan jika organisasi atau bisnis Anda ingin bertahan dan bertumbuh. Perubahan memang melelahkan dan tentunya berbiaya. Rasa sakit kadang terjadi.
Tetapi, bahkan bayi yang sedang tumbuh gigi pun mengalami demam, bukan? Dan ini adalah proses yang harus dijalani oleh semua, termasuk organisasi Anda jika ingin bertumbuh. In sya Allah, semua itu akan terbayar suatu hari nanti dengan sistem yang lebih rapi, tim yang lebih solid, dan tentunya pembelajaran dari pengalaman yang telah Anda lalui bersama tim.
Sudah siap memimpin tim Anda untuk berubah?